Tietosuojakäytäntö

Yleistä

Reptifood on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja käsittelemään henkilötietoja huolellisesti, turvallisesti ja läpinäkyvästi. Haluamme tarjota asiakkaillemme luotettavan ja helppokäyttöisen verkkokaupan sekä mahdollisuuden vaikuttaa omien henkilötietojensa käsittelyyn.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme, mistä tiedot saadaan, mihin tarkoituksiin niitä käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja millaisia oikeuksia asiakkaillamme on.

Seloste koskee Reptifoodin verkkokauppaa osoitteessa https://reptifood.fi, verkkokaupassa tehtyjä tilauksia sekä asiakaspalvelun ja mahdollisen myymäläasioinnin yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Asiakkaalla tarkoitetaan tässä selosteessa luonnollista henkilöä, joka käyttää verkkokauppaamme, tekee tilauksen, asioi myymälässämme tai ottaa meihin yhteyttä.

Käsittelemiämme tietoja voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

• Asiakkaan itse antamat tiedot, kuten nimi, yhteystiedot ja tilaukseen liittyvät tiedot.

• Verkkokaupan käytöstä syntyvät tiedot, kuten tekniset lokit, evästeet ja ostoskorin toimintaan liittyvät tiedot.

• Palvelun käytöstä mahdollisesti johdetut tiedot, kuten verkkokaupan käyttöä kuvaavat analytiikkatiedot.

Käytämme henkilötietoja ensisijaisesti tilausten käsittelyyn, tuotteiden toimittamiseen, asiakaspalveluun, verkkokaupan turvallisuuden ylläpitämiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Mahdollisia analytiikka- ja markkinointitietoja käytetään vain soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelystä vastaa:

Reptifood
Y-tunnus: 3096884-8
Pekanraitti 4 E
00700 Helsinki, Suomi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Leena Ojalainen
Sähköposti: reptifood1@gmail.com
Puhelin: 040 154 5994
Verkkosivusto: https://reptifood.fi

Voit ottaa yhteyttä edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen kaikissa henkilötietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä.

Mitä tietoja minusta voidaan käsitellä ja mistä tiedot saadaan?

Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen kunkin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten käytät palveluitamme.

Asiakastilin ja asiakkuuden tiedot

Jos luot verkkokauppaamme asiakastilin, voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Asiakastilin tunnistetiedot

• Asiakkaan tallentamat osoitteet

• Asiakastiliin liitetty tilaushistoria

Tilauksen tekemisen yhteydessä kerättävät tiedot

Kun teet tilauksen verkkokaupassamme, käsittelemme tilauksen toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja:

• Nimi

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Laskutus- ja toimitusosoite

• Tilatut tuotteet, määrät ja hinnat

• Tilausnumero ja tilauspäivämäärä

• Valittu toimitustapa ja toimituksen seurantatiedot

• Maksutapa, maksun tila ja maksutapahtuman tunniste

• Mahdolliset tilaukseen liittyvät lisätiedot

• Palautuksiin ja reklamaatioihin liittyvät tiedot

Tilauksen tekeminen ei edellytä erillistä suostumusta sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, joka on välttämätöntä ostosopimuksen toteuttamiseksi.

Verkkokaupan käytön yhteydessä kerättävät tiedot

Verkkokaupan käytön yhteydessä voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• IP-osoite

• Selaimen ja laitteen tekniset tiedot

• Verkkosivuston käyttö- ja selaustiedot

• Evästeiden ja vastaavien teknologioiden tunnisteet

• Ostoskorin toimintaan liittyvät tiedot

• Verkkokaupan tekniset lokitiedot

• Sivuston käytöstä muodostuvat analytiikkatiedot, mikäli analytiikkapalveluja käytetään

Asiakaspalvelussa käsiteltävät tiedot

Asiakaspalvelussa voidaan käsitellä:

• Asiakkaan nimi ja yhteystiedot

• Yhteydenottojen sisältö

• Tilausnumero ja tilauksen tiedot

• Palautus- ja reklamaatiotiedot

• Asiakaspalvelutilanteen ratkaisemiseksi tarvittavat muut tiedot

Tietojen lähteet

Henkilötietojen pääasiallinen lähde on asiakas itse.

Lisäksi tietoja voi syntyä verkkokaupan käytöstä tai niitä voidaan saada maksupalveluntarjoajilta ja kuljetusyrityksiltä esimerkiksi maksun vahvistamista tai toimituksen seurantaa varten.

Tilauksen käsittelyyn tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytys tilauksen toteuttamiselle. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, tilausta ei välttämättä voida käsitellä tai toimittaa.

Mihin henkilötietojani käytetään ja millä perusteella?

Käsittelemme henkilötietoja EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisten oikeusperusteiden nojalla.

Näitä ovat sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu ja asiakkaan antama suostumus.

Verkkokaupan käyttö ja tilausten käsittely

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tiedot	Oikeusperuste
Asiakastilin luominen ja ylläpito	Nimi, sähköposti, puhelinnumero ja asiakastilin tiedot	Sopimus
Tilausten vastaanottaminen ja käsittely	Yhteystiedot, tilaustiedot ja maksutapahtuman tiedot	Sopimus
Tilausten toimittaminen	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti ja toimitustiedot	Sopimus
Tilaus- ja toimitusvahvistukset	Sähköposti, puhelinnumero ja tilaustiedot	Sopimus
Maksujen käsittely	Maksutapa, maksun tila ja tapahtumatunniste	Sopimus
Kirjanpito ja verotus	Tilaus- ja maksutiedot	Lakisääteinen velvoite
Verkkokaupan tietoturva	IP-osoite, tekniset lokit ja käyttötiedot	Oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite
Väärinkäytösten ehkäiseminen	Tilaustiedot ja tarpeelliset tekniset tiedot	Oikeutettu etu

Oikeutettu etumme on ylläpitää turvallista ja luotettavaa verkkokauppaa sekä ehkäistä palveluun kohdistuvia väärinkäytöksiä.

Asiakaspalvelu

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tiedot	Oikeusperuste
Asiakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen	Nimi, yhteystiedot ja viestien sisältö	Sopimus tai oikeutettu etu
Palautusten käsittely	Tilaus- ja yhteystiedot	Sopimus tai lakisääteinen velvoite
Reklamaatioiden käsittely	Tilaus- ja reklamaatiotiedot	Lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu
Tuoteturvallisuuteen liittyvät yhteydenotot	Yhteystiedot ja tilaustiedot	Soveltuva lakisääteinen velvoite

Markkinointi, analytiikka ja palvelun kehittäminen

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tiedot	Oikeusperuste
Uutiskirjeiden lähettäminen	Sähköpostiosoite ja markkinointisuostumus	Suostumus
Olemassa olevaan asiakassuhteeseen perustuva sähköinen suoramarkkinointi	Yhteystiedot ja tarpeelliset asiakkuustiedot	Sähköistä suoramarkkinointia koskevan lainsäädännön sallima peruste
Verkkokaupan käytön analysointi ei-välttämättömillä seurantateknologioilla	Evästetunnisteet ja käyttötiedot	Suostumus
Mainonnan kohdentaminen seurantateknologioilla	Evästetunnisteet ja käyttötiedot	Suostumus
Verkkokaupan kehittäminen anonyymien tilastojen perusteella	Anonymisoidut tilastotiedot	Ei henkilötietojen käsittelyä, jos tiedot ovat aidosti anonyymejä

Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisessä noudatamme myös sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia.

Asiakas voi kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa.

Miten henkilötietojani säilytetään ja suojataan?

Huolehdimme henkilötietojen turvallisesta käsittelystä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Verkkokauppamme toimii Shopify-alustalla, jonka kautta käsitellään verkkokaupan toimintaan liittyviä asiakas- ja tilaustietoja.

Tietojen suojaamisessa käytetään tarpeen mukaan esimerkiksi:

• Käyttäjäkohtaisia käyttöoikeuksia

• Salasanasuojausta ja turvallisia kirjautumismenetelmiä

• Salattuja verkkoyhteyksiä

• Järjestelmien ylläpitoa ja tietoturvapäivityksiä

• Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista työtehtävien perusteella

• Palveluntarjoajien tietoturvaominaisuuksia

Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä ja palveluntarjoajilla, joiden tehtävät edellyttävät niiden käsittelyä.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen tai sovellettava lainsäädäntö edellyttää.

Sama henkilötieto voi liittyä useaan käyttötarkoitukseen. Tällöin tietoa voidaan säilyttää pidempään, jos sille on edelleen lainmukainen peruste.

Tietoryhmä	Säilytysaika tai sen määräytymisperuste
Tilaus- ja kirjanpitotiedot	Kirjanpitolainsäädännön mukaisesti; tositteet pääsääntöisesti vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta
Asiakastilin tiedot	Asiakastilin käytön ajan ja sen jälkeen vain lainmukaisen säilytysperusteen mukaisesti
Asiakaspalveluviestit	Asian käsittelyn ja mahdollisten oikeudellisten vaatimusten edellyttämän ajan
Palautus- ja reklamaatiotiedot	Kuluttajansuojavelvoitteiden ja mahdollisten oikeudellisten vaatimusten edellyttämän ajan
Markkinointitiedot	Niin kauan kuin markkinoinnille on lainmukainen peruste; tarpeelliset kieltotiedot voidaan säilyttää
Eväste- ja analytiikkatiedot	Käytössä olevien palveluiden ja evästeiden määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti
Tietoturva- ja lokitiedot	Tietoturvan ja väärinkäytösten selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan

Tietojen säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.

Asiakas voi pyytää henkilötietojensa poistamista. Kaikkia tietoja ei kuitenkaan voida poistaa välittömästi esimerkiksi kirjanpitolain tai muiden lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa henkilötietoja palveluntarjoajille silloin, kun se on tarpeen tilausten käsittelemiseksi, maksujen vastaanottamiseksi, tuotteiden toimittamiseksi tai verkkokaupan ylläpitämiseksi.

Tietoja voidaan käsitellä seuraavissa palveluissa:

Shopify

Shopify toimii verkkokauppamme teknisenä alustana ja käsittelee verkkokaupan toimintaan liittyviä asiakas- ja tilaustietoja.

Lisätietoja Shopifyn tietosuojakäytännöistä:
https://www.shopify.com/legal/privacy

Maksupalveluntarjoajat

Maksutapahtumien käsittelyyn osallistuvat verkkokaupassa käytössä olevat maksupalveluntarjoajat. Maksupalveluntarjoaja voi toimia henkilötietojen itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien lakisääteisten velvoitteidensa osalta.

Kuljetusyritykset

Toimitusten toteuttamiseksi voimme luovuttaa tarvittavat yhteys- ja toimitustiedot esimerkiksi Postille, Matkahuollolle tai muulle asiakkaan valitseman toimitustavan toteuttavalle kuljetusyritykselle.

Analytiikka- ja markkinointipalvelut

Mikäli käytämme Google Analyticsia tai muita analytiikka- ja markkinointipalveluita, ne voivat käsitellä verkkokaupan käyttöön liittyviä tietoja sovellettavan lainsäädännön ja annettujen suostumusten mukaisesti.

Muut palveluntarjoajat

Henkilötietoja voivat käsitellä myös esimerkiksi kirjanpito-, asiakaspalvelu- ja sähköpostipalveluiden tarjoajat siinä laajuudessa kuin niiden tehtävät edellyttävät.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

Emme myy asiakasrekisteriämme henkilötietokauppaa harjoittaville tahoille.

Siirretäänkö henkilötietojani EU tai ETA ulkopuolelle?

Käyttämämme kansainväliset palveluntarjoajat, kuten Shopify, voivat käsitellä henkilötietoja myös EU ja ETA ulkopuolella.

Henkilötietojen kansainvälisissä siirroissa noudatetaan GDPR V luvun vaatimuksia.

Siirtojen perusteena voidaan käyttää esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, hyväksyttyjä vakiolausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta.

Lisätietoja käytössä olevista siirtoperusteista ja suojatoimista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

Käytetäänkö verkkokaupassa evästeitä?

Reptifood.fi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkokaupan toiminnan mahdollistamiseksi.

Evästeet ovat pieniä tietoja, joita tallennetaan käyttäjän selaimeen tai laitteelle. Niiden avulla verkkokauppa voi esimerkiksi muistaa ostoskorin sisällön ja ylläpitää käyttäjän istuntoa.

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet mahdollistavat verkkokaupan keskeiset toiminnot, kuten:

• Ostoskorin toiminnan

• Asiakastilin kirjautumisen

• Turvallisen maksamisen

• Verkkokaupan tietoturvan

• Käyttäjän tekemien välttämättömien asetusten säilyttämisen

Analytiikkaevästeet

Analytiikkaevästeitä voidaan käyttää verkkokaupan kävijämäärien, käytettävyyden ja toimivuuden mittaamiseen.

Markkinointievästeet

Markkinointievästeitä voidaan käyttää mainonnan mittaamiseen ja kohdentamiseen sekä markkinointikampanjoiden toimivuuden arviointiin.

Evästeiden hallinta

Ei-välttämättömien evästeiden ja vastaavien seurantateknologioiden käyttö edellyttää soveltuvan lainsäädännön mukaista suostumusta.

Asiakas voi hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet ja muuttaa valintojaan myöhemmin verkkokaupan evästeasetuksissa.

Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden käyttötarkoituksista, palveluntarjoajista ja voimassaoloajoista annetaan evästeasetuksissa tai erillisessä evästekuvauksessa.

Käytetäänkö henkilötietojani profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Verkkokaupassa voidaan näyttää tuotteita ja tuotesuosituksia esimerkiksi tuoteryhmien, suosituimpien tuotteiden tai asiakkaan valitseman eläinlajin perusteella.

Tällaiset yleiset tai asiakkaan itse valitsemaan tuoteryhmään perustuvat suositukset eivät välttämättä edellytä henkilötietojen profilointia.

Jos verkkokaupassa käytetään henkilötietoihin perustuvaa profilointia tai kohdennettua mainontaa, käsittelylle on oltava asianmukainen oikeusperuste. Evästeisiin ja vastaaviin seurantateknologioihin perustuvaan profilointiin pyydetään tarvittaessa asiakkaan suostumus.

Maksupalveluntarjoajat voivat käyttää automatisoituja menetelmiä esimerkiksi maksupetosten ehkäisemiseksi.

Jos käytämme yksinomaan automaattista päätöksentekoa, jolla on asiakkaalle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, annamme siitä GDPR edellyttämät lisätiedot.

Millaisia oikeuksia minulla on?

EU yleinen tietosuoja-asetus antaa asiakkaalle oikeuksia, joiden avulla hän voi vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Voit pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta, ja saada jäljennöksen tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit pyytää henkilötietojesi poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta.

Kaikkia tietoja ei voida välttämättä poistaa esimerkiksi kirjanpitoon liittyvien lakisääteisten säilytysvelvoitteiden vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit tietyissä tilanteissa saada antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Automaattista päätöksentekoa koskevat oikeudet

Sinulla on GDPR mukaiset oikeudet silloin, kun sinuun sovelletaan yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöstä, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Miten voin käyttää oikeuksiani?

Voit ottaa yhteyttä Reptifoodiin kaikissa henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa.

Sähköposti: reptifood1@gmail.com
Puhelin: 040 154 5994

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Vastaamme tietosuojapyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Jos pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen tai pyyntöjä on useita, vastausaikaa voidaan GDPR sallimissa tilanteissa jatkaa. Ilmoitamme mahdollisesta jatkamisesta perusteluineen.

Jos emme voi toteuttaa pyyntöä kokonaan tai osittain, kerromme siihen liittyvät perusteet sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Miten voin vaikuttaa tietojeni käyttöön?

Voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn esimerkiksi:

• Muuttamalla asiakastilisi tietoja, jos toiminto on käytettävissä.

• Peruuttamalla markkinointisuostumuksesi.

• Kieltämällä suoramarkkinoinnin.

• Muuttamalla evästeasetuksiasi.

• Pyytämällä tietojesi tarkastamista, korjaamista tai poistamista.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen reptifood1@gmail.com.

Mihin voin tehdä valituksen?

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi

Voit myös ottaa ensin yhteyttä Reptifoodiin asian selvittämiseksi. Tämä ei rajoita oikeuttasi tehdä valitusta viranomaiselle.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos verkkokaupan toiminta, henkilötietojen käsittely, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkokaupassamme osoitteessa https://reptifood.fi.

Merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista tiedotamme tarvittaessa asiakkaitamme sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Mihin voin ottaa yhteyttä?

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

Reptifood
Y-tunnus: 3096884-8
Soidintie 1, 00700 Helsinki
Yhteyshenkilö: Leena Ojalainen
Sähköposti: reptifood1@gmail.com
Puhelin: 040 154 5994

https://reptifood.fi